مديرية الموارد البشرية والخدمات المساندة
المهـــام الرئيســـة للمديرية:
متابعة وتنظيم حركة السيارات وأعمال الصيانة والتنظيفات الخاصة بالصندوق.
تحديد الإحتياجات التدريبية للموظفين وإعداد موازنة وخطة للتدريب ومتابعة تنفيذها وتقييمها.
عداد وصف وتصنيف الوظائف.
حفظ وثائق وملفات جميع الموظفين وبناء قاعدة بيانات تحوي كل ما ذكر.
إعداد ومسك حسابات الصندوق واستثماراتها وإعداد الموازنات والميزانيات الختامية.
إعداد تعليمات تنظيم وإدارة الصندوق وتحديثها وتطويرها.
إعداد خطط الإحلال والتعاقب الوظيفي.
متابعة شؤون الموظفين من كافة النواحي ( ترفيع، ترقية، تقييم ، زيادة سنوية/ دوام، مغادرات، إجازات، استقالات، إنتداب، إعارة، نقل، التقاعد، الإستيداع ... الخ).
تحديد الوظائف التي تتطلبها جداول التشكيلات والإحتياجات الخاصة بالفئات والدرجات التي تتطلبها عملية الحراك الوظيفي، وكذلك التي تتطلبها عملية رفع كفاءة الجهاز العامل.
يتكون الهيكل التنظيمي لمديرية الموارد والخدمات المساندة من الأقسام التالية:
- قسم الموارد البشرية .
- قسم الشؤون الإدارية .
- قسم الشؤون المالية .
- قسم تكنولوجيا المعلومات .
قسم الموارد البشرية
أهداف القسم التنظيمية:
- رفع كفاءة الموظفين .
- رفع مستوى الخدمة المقدمة من خلال تخطيط الموارد البشرية .
- تحقيق رضا متلقي الخدمة الداخلي .
مهام القسم :
ومراجعة المسميات الوظيفية في حال أي تغييرات تطرأ على الهيكل التنظيمي وإعداد بطاقات وصف وظيفي أو تحديثها حسب مقتضى الحال.
تنظيم براءات التشكيلات وبراءات الزيادات السنوية لمستحقيها من موظفي الصندوق وإرسالها الى الجهات المعنية.
إعداد القرارات المتعلقة بالموظفين في مجالات (التعيين، النقل، الإعارة، الإنتداب، الإجازة، الترفيع، العلاوات الإضافية،..الخ).
إتخاذ إجراءات التعيين بالتنسيق والمتابعة مع ديوان الخدمة المدنية حسب الوظائف الشاغرة.
تحديد الشواغر واعداد جدول تشكيلات الوظائف في الصندوق.
إصدار التقارير والكشوفات المختلفة المتعلقة بحركات دوام الموظفين (الإجازات، المغادرات الرسمية والشخصية، العمل الإضافي، التأخر عن الدوام).
تنفيذ كافة المعاملات الاجرائية المتعلقة بالموظفين من حقوق وواجبات منذ التحاقهم بالخدمة وحتى إحالتهم الى التقاعد.
تعميم تقارير سجلات الأداء على مديريات الصندوق ومتابعة الإجراءات المتعلقة بها.
إتخاذ الإجراءات اللازمة لاختيار وترشيح البرامج التدريبية اللازمة للعاملين بالصندوق.
متابعة تنظيم وتجديد بطاقات التأمين الصحي.
قسم الشؤون الإدارية
أهداف القسم التنظيمية :
- توفير احتياجات المؤسسة من اللوازم.
- تسجيل مراسلات الصندوق وسهولة الرجوع اليها.
- تحقيق رضا متلقي الخدمة الداخلي.
- المساهمة في ترشيد النفقات.
مهام القسم :
تأمين نقل البريد الصادر عن الصندوق الى فروع الصندوق في المحافظات وكذلك الوزارات والدوائر الحكومية.
استلام البريد وفرزه وادخاله على جهاز الحاسوب وتوزيعه على المديريات المعنية.
التأكد من توفر عناصر السلامة العامة والأمن والمباني.
التنظيم والإشراف على عملية آليات الصندوق فيما يخص صيانتها الدورية من كافة النواحي ومتابعة السائقين لها بالقيام بعمل الصيانة اللازمة وتزويدها بالمحروقات والزيوت في موعدها والاحتفاظ بملف خاص لكل سيارة وكذلك
الاشراف على النظافة العامة للمباني التابعة للصندوق التي تنفذها الشركة التي يتم التعاقد معها.
تأمين وتزويد كافة المديريات باحتياجاتها من أثاث وأجهزة وقرطاسية وأدوات.
تأمين الموظفين بوسائل النقل لأداء مهماتهم الرسمية.
القيام بكافة الخدمات الإدارية اللازمة لحسن سير العمل في الصندوق.
قسم الشؤون المالية
أهداف القسم التنظيمية :
- تحقيق رضا متلقي الخدمة الداخليين والخارجيين.
- الإشراف على العمليات المحاسبية وإجراء قيود التسويات وعمل كشوفات مالية بكافة العمليات الحسابية .
- متابعة الموازنة السنوية والتأكد من عدم تجاوز السقف المسموح به والمرصود فيها.
- التأكد من سلامة القيود الحسابية للصندوق لدى مكاتب البريد.
مهام القسم :
تنظيم مستندات صرف رواتب وعلاوات وأُجور موظفي الصندوق وتدقيقها حسب الأُصول.
تنفيذ الحركات التي تطرأ على المكافآت الشهرية (تعديل الدرجات، العلاوة الاضافية البالغة 30%).
تسديد كافة الفواتير المترتبة على الصندوق (الإيجار السنوي، فواتير الكهرباء والمياه،...الخ).
تنظيم الشيكات وتسليمها الى أصحاب العلاقة بعد تسجيلها في السجل الخاص بذلك.
تنظيم مستندات صرف المكافآت الخاصة بالموظفين وأعضاء مجلس الادارة.
تنظيم مستندات الصرف المتعلقة بمرابحات متلقي الخدمة.
متابعة الشيكات المالية التي لم تصرف او التي مضى عليها المدة القانونية.
تنظيم مستندات صرف الامانات الخاصة بالوزارات والدوائر الحكومية والخاصة ذات العلاقة.
إعداد كافة المخاطبات وإعداد الكتب الرسمية والكشوفات اللازمة المتعلقة بأعمال القسم.
عمل تقارير شهرية بالخلاصات الواردة من مكاتب البريد المنتشرة في كافة انحاء المملكة.
تنفيذ الحركات التي تطرأ على رواتب الموظفين (زيادة، علاوة، حسم، اقتطاع).
الإشتراك في إعداد مشروع موازنة الصندوق مع الجهات المعنية.
تنظيم استمارات اشتراك الموظفين بالضمان الاجتماعي.
تنظيم مستندات صرف نفقات الصندوق.