وحدة الرقابة الداخلية (بمستوى مديرية)
المهـــام الرئيســـة للوحدة
تدقيق كافة المعاملات والمستندات المالية والسجلات والوثائق المعززة لها.
التحقق من سلامة تنفيذ تعليمات وقرارات مجلس الإدارة والمدير العام ومدققي الحسابات القانونيين.
التحقق والتأكد من أن عمليات الصندوق وأنشطته المختلفة بما فيها العمليات المالية والفنية والإدارية تسير حسب الأنظمة والتشريعات المعمول بها وتنسجم معها.
التحقق والتأكد من سلامة تطبيق قانون الموازنة العامة.
التحقق من تنفيذ قرارات وتعليمات مجلس الإدارة وهيئة الرقابة الشرعية فيما يخص المسائل الشرعية.
إستلام إستيضاحات ديوان المحاسبة وتسجيلها وتحويلها للجهات المعنية وإتخاذ الأجراءات التصحيحية ودراسة ردود تلك الجهات وتحويلها إلى ديوان المحاسبة ومتابعة الرد منه.
تدقيق أعمال التوفير في المكاتب البريدية.
التحقق من مدى ملائمة وفاعلية النظم والأساليب المتبعة في إنجاز العمليات وإقتراح النظم والأساليب البديلة.
تدقيق كشوف رواتب الموظفين وقرارات أجور العمل الإضافي وبدل التنقلات وبدل الإقتناء والمكافآت لكافة فئات الموظفين وباقي المصاريف الإدارية.
المشاركة في أعمال اللجان ومن ضمنها لجان الجرد على المستودعات والصناديق.
رصد الأخطاء والانحرافات التي تظهر في التطبيق العملي ووضع إجراءات تصحيحية بشأنها.
يتكون الهيكل التنظيمي لوحدة التدقيق الداخلي من الإقسام التالية:
- قسم التدقيق المالي.
- قسم التدقيق الإداري.
قسم التدقيق المالي
أهداف القسم التنظيمية:
- تدقيق عمليات الإدخار (حسابات المودعين) والنفقات التحويلية والرأسمالية والإيرادات.
- تدقيق معاملات الإستثماروالتأكد من مدى إستكمالها كافة الوثائق المطلوبة.
- التأكد من سلامة البيانات المالية للصندوق.
- تحقيق رضا متلقي الخدمة.
مهام القسم :
التأكد من صحة نتائج الموقف المالي والخلاصات والتسويات والمعلقات البنكية وأن البيانات الواردة بها صحيحة.
التأكد من سلامة القيود المحاسبية وحسن استخدام السجلات المالية.
التأكد من صحة وسلامة تطبيق التشريعات الماليه المعمول بها.
الفحص والتحقق من صحة احتساب المعاملات والمستندات المالية والوثائق المعززة لها والمتعلقة بالنفقات ومن صحة التوجيه المحاسبي لها وصحة تسجيلها وترحيلها وترصيدها وتبويبها وفق الأصول والمبادئ المحاسبية المعمول بها.
تدقيق النفقات والتأكد من صرفها للأغراض التي خصصت من أجلها وتدقيق الوثائق المقدمة تأييدا للصرف للتثبت من صحتها ومن مطابقة قيمتها.
تدقيق كشوف رواتب الموظفين والاقتطاعات والعمل الإضافي والتنقلات لكافة فئات الموظفين .
تدقيق الوثائق المعززه والضروريه لمستندات الصرف والقيد والتحقق من وجودها.
التحقق من سلامة العمليات الحسابية للمعاملات والمستندات.
التأكد من حسن استخدام مركبات وآليات الديوان، وأنها تستخدم للمصلحة العامة فقط والتدقيق على أوامر الحركة للسيارات والتحقق من مطابقة المسافة المقطوعة مع كمية الوقود المستهلكة.
تدقيق سجلات اللوازم وإدخال المواد بشكل صحيح وإخراجها حسب الأصول.
التدقيق على إجراءات الشراء في كل عملية شرائية ومدى الالتزام بالأنظمة والتشريعات المنظمة لها، بالإضافة إلى التأكد من التوريد للمواد المشتراه والالتزام بمدد التوريد و تقديم الكفالات اللازمة لعمليات الشراء.
التدقيق على موجودات المستودع من خلال إجراء جرد دوري والتحقق من مطابقة بيانات سجلات الموجودات مع الموجودات الفعلية وأن المواد المخزنة تمت بالشكل الصحيح من حيث نظافة المستودع والتهوية والإنارة الجيدة وأن بطاقات الصنف والفهرسة موجودة بحيث يسهل الوصول إلى المادة بشكل صحيح.
قسم التدقيق الإداري
أهداف القسم التنظيمية :
- التأكد من سلامة البيانات الإدارية للصندوق.
- تحقيق رضا متلقي الخدمة.
مهام القسم :
التأكد من صحة تنفيذ سجلات الاداء بالتعاون مع قسم الموارد البشرية.
الرقابة على دوام الموظفين وتدقيق المغادرات والإجازات العادية والمرضية والإجازات الرسمية والتحقق من صحتها وتسجليها في السجلات الرسمية .
إعداد التقارير المختلفة التي تقتضيها طبيعة العمل بطلب من الإدارة العليا.
تشخيص المشاكل الإدارية وتقديم التوصيات بالإجراءات التصحيحية والحلول المقترحة وإبداء الرأي في أي موضوع ذو صبغة إدارية.
المشاركة في إعداد دليل إجراءات الرقابة الداخلية.
تدقيق ومراجعة القرارات الإدارية للتأكد من انسجامها مع التشريعات المعمول به.
تدقيق القرارات الإدارية الخاصة بشؤون الموظفين في جميع مراحلها السابقة واللاحقة ومدى مطابقتها لأحكام الأنظمة والتعليمات المعمول بها في المنشأة .
التأكد من صحة وسلامة أساليب الأداء و إجراءات العمل في كافة المديرات في المنشأة وفق الخطط والأهداف المرسومة وطبقا للقوانين والأنظمة واللوائح والتعليمات التي تحكم إجراءات العمل في جميع المديريات.