مديرية الموارد البشرية والخدمات المساندة
المهـــام الرئيســـة للمــديــريــة:
- تحديد الوظائف التي تتطلبها جداول التشكيلات والإحتياجات الخاصة بالفئات والدرجات التي تتطلبها عملية الحراك الوظيفي، وكذلك التي تتطلبها عملية رفع كفاءة الجهاز العامل.
- عداد وصف وتصنيف الوظائف.
- إعداد خطط الإحلال والتعاقب الوظيفي.
- متابعة شؤون الموظفين من كافة النواحي ( ترفيع، ترقية، تقييم ، زيادة سنوية/ دوام، مغادرات، إجازات، استقالات، إنتداب، إعارة، نقل، التقاعد، الإستيداع ... الخ).
- حفظ وثائق وملفات جميع الموظفين وبناء قاعدة بيانات تحوي كل ما ذكر.
- تحديد الإحتياجات التدريبية للموظفين وإعداد موازنة وخطة للتدريب ومتابعة تنفيذها وتقييمها.
- إعداد تعليمات تنظيم وإدارة الصندوق وتحديثها وتطويرها.
- إعداد ومسك حسابات الصندوق واستثماراتها وإعداد الموازنات والميزانيات الختامية.
- متابعة وتنظيم حركة السيارات وأعمال الصيانة والتنظيفات الخاصة بالصندوق.
يتكون الهيكل التنظيمي لمديرية الموارد والخدمات المساندة من الأقسام التالية:
- قسم الموارد البشرية .
- قسم الشؤون الإدارية .
- قسم الشؤون المالية .
- قسم تكنولوجيا المعلومات .
قسم الموارد البشرية
أهداف القسم التنظيمية:
- رفع كفاءة الموظفين .
- رفع مستوى الخدمة المقدمة من خلال تخطيط الموارد البشرية .
- تحقيق رضا متلقي الخدمة الداخلي .
مهام قسم الموارد البشرية:
- تحديد الشواغر واعداد جدول تشكيلات الوظائف في الصندوق.
- تنظيم براءات التشكيلات وبراءات الزيادات السنوية لمستحقيها من موظفي الصندوق وإرسالها الى الجهات المعنية.
- إصدار التقارير والكشوفات المختلفة المتعلقة بحركات دوام الموظفين (الإجازات، المغادرات الرسمية والشخصية، العمل الإضافي، التأخر عن الدوام).
- تنفيذ كافة المعاملات الاجرائية المتعلقة بالموظفين من حقوق وواجبات منذ التحاقهم بالخدمة وحتى إحالتهم الى التقاعد.
- إتخاذ إجراءات التعيين بالتنسيق والمتابعة مع ديوان الخدمة المدنية حسب الوظائف الشاغرة.
- تعميم تقارير سجلات الأداء على مديريات الصندوق ومتابعة الإجراءات المتعلقة بها.
- إعداد القرارات المتعلقة بالموظفين في مجالات (التعيين، النقل، الإعارة، الإنتداب، الإجازة، الترفيع، العلاوات الإضافية،..الخ).
- ومراجعة المسميات الوظيفية في حال أي تغييرات تطرأ على الهيكل التنظيمي وإعداد بطاقات وصف وظيفي أو تحديثها حسب مقتضى الحال.
- متابعة تنظيم وتجديد بطاقات التأمين الصحي.
- إتخاذ الإجراءات اللازمة لاختيار وترشيح البرامج التدريبية اللازمة للعاملين بالصندوق.
قسم الشؤون الإدارية
أهداف القسم التنظيمية:
- توفير احتياجات المؤسسة من اللوازم.
- تسجيل مراسلات الصندوق وسهولة الرجوع اليها.
- تحقيق رضا متلقي الخدمة الداخلي.
- المساهمة في ترشيد النفقات.
مهام قسم الشؤون الادارية:
- القيام بكافة الخدمات الإدارية اللازمة لحسن سير العمل في الصندوق.
- استلام البريد وفرزه وادخاله على جهاز الحاسوب وتوزيعه على المديريات المعنية.
- تأمين وتزويد كافة المديريات باحتياجاتها من أثاث وأجهزة وقرطاسية وأدوات.
- تأمين الموظفين بوسائل النقل لأداء مهماتهم الرسمية.
- تأمين نقل البريد الصادر عن الصندوق الى فروع الصندوق في المحافظات وكذلك الوزارات والدوائر الحكومية.
- الاشراف على النظافة العامة للمباني التابعة للصندوق التي تنفذها الشركة التي يتم التعاقد معها.
- التنظيم والإشراف على عملية آليات الصندوق فيما يخص صيانتها الدورية من كافة النواحي ومتابعة السائقين لها بالقيام بعمل الصيانة اللازمة وتزويدها بالمحروقات والزيوت في موعدها والاحتفاظ بملف خاص لكل سيارة وكذلك .
- التأكد من توفر عناصر السلامة العامة والأمن والمباني.
قسم الشؤون المالية
أهداف القسم التنظيمية:
- تحقيق رضا متلقي الخدمة الداخليين والخارجيين.
- الإشراف على العمليات المحاسبية وإجراء قيود التسويات وعمل كشوفات مالية بكافة العمليات الحسابية .
- متابعة الموازنة السنوية والتأكد من عدم تجاوز السقف المسموح به والمرصود فيها.
- التأكد من سلامة القيود الحسابية للصندوق لدى مكاتب البريد.
مهام قسم الشؤون المالية:
- تنظيم مستندات الصرف المتعلقة بمرابحات متلقي الخدمة.
- تنظيم مستندات صرف رواتب وعلاوات وأُجور موظفي الصندوق وتدقيقها حسب الأُصول.
- تنفيذ الحركات التي تطرأ على رواتب الموظفين (زيادة، علاوة، حسم، اقتطاع).
- تنظيم مستندات صرف المكافآت الخاصة بالموظفين وأعضاء مجلس الادارة.
- تنظيم مستندات صرف الامانات الخاصة بالوزارات والدوائر الحكومية والخاصة ذات العلاقة.
- تنظيم مستندات صرف نفقات الصندوق.
- تنفيذ الحركات التي تطرأ على المكافآت الشهرية (تعديل الدرجات، العلاوة الاضافية البالغة 30%).
- الإشتراك في إعداد مشروع موازنة الصندوق مع الجهات المعنية.
- إعداد كافة المخاطبات وإعداد الكتب الرسمية والكشوفات اللازمة المتعلقة بأعمال القسم.
- تنظيم استمارات اشتراك الموظفين بالضمان الاجتماعي.
- تسديد كافة الفواتير المترتبة على الصندوق (الإيجار السنوي، فواتير الكهرباء والمياه،...الخ).
- عمل تقارير شهرية بالخلاصات الواردة من مكاتب البريد المنتشرة في كافة انحاء المملكة.
- تنظيم الشيكات وتسليمها الى أصحاب العلاقة بعد تسجيلها في السجل الخاص بذلك.
- متابعة الشيكات المالية التي لم تصرف او التي مضى عليها المدة القانونية.
مديرية الموارد البشرية والخدمات المساندة
|